Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

CheckCourt UG (haftungsbeschränkt)
vertreten durch den Geschäftsführer Tim Arnold
c/o Tim Arnold, Einsteinstraße 3, 85748 Garching bei München
E-Mail: support@checkcourt.de

Die vollständigen Kontaktdaten findest du im Impressum.

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO nicht erfüllt sind. Für Datenschutzanfragen wende dich bitte direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Rollen der Datenverarbeitung

Bei der Datenverarbeitung über CheckCourt nimmt der Anbieter zwei unterschiedliche Rollen ein. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie bestimmt, an wen du dich bei Fragen und zur Ausübung deiner Rechte wenden musst.

2.1 CheckCourt als Verantwortlicher

Der Anbieter ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für alle Daten, die zum Betrieb der Plattform, zur Vertragsabwicklung mit den Vereinen und zur eigenen Geschäftstätigkeit verarbeitet werden:

Registrierungs- und Account-Daten des Vereinsadmins
Support-Kommunikation
Feedback und Fehlerberichte
Technische Protokolldaten (Server-Logs, Sicherheits-Logs)
Ggf. Rechnungs- und Zahlungsdaten bei kostenpflichtigen Tarifen

Für diese Daten gelten die Regelungen in den nachfolgenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

2.2 CheckCourt als Auftragsverarbeiter

Für Daten, die von Vereinen in CheckCourt zur Verwaltung ihrer Mitglieder und ihres Vereinsbetriebs verarbeitet werden (insbesondere Mitgliedsdaten, Buchungen, Gastgebühren, Kiosk-PINs, Mannschafts- und Trainerinformationen sowie das vereinsbezogene Änderungsprotokoll), ist der jeweilige Verein Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Der Anbieter handelt hier ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem jeweiligen Verein und nach dessen Weisung.

Für Informationen zur Verarbeitung dieser Daten und zur Ausübung deiner Betroffenenrechte wende dich bitte an deinen Verein als Verantwortlichen.

3. Rechtsgrundlagen

Die nachfolgend beschriebene Datenverarbeitung durch CheckCourt als Verantwortlicher erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): der Versand des Newsletters nach Anmeldung und Bestätigung, auch wenn du dich mit der Bestellung des Leitfadens angemeldet hast (siehe Abschnitte 4.4 und 4.5).
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Bereitstellung des Administratorkontos und der Plattform gegenüber dem Verein als Vertragspartner sowie der Versand des Leitfadens per Post auf deine Anfrage (siehe Abschnitt 4.4).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung der Plattform, Missbrauchsprävention sowie Produktanalyse.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Soweit steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten die Speicherung bestimmter Daten erfordern.

4. Von CheckCourt als Verantwortlicher erhobene Daten

4.1 Administratorkonto

Name, E-Mail-Adresse
Passwort (verschlüsselt gespeichert, Bcrypt-Hash)
Telefonnummer (optional)
Zeitpunkt der Registrierung und der letzten Aktivität

4.2 Technische Protokolldaten

IP-Adresse (bei Login gespeichert, zu Sicherheitszwecken)
User-Agent des Browsers
Session-Token (Cookie)
Server-Logs (Zugriffsprotokolle für Betrieb und Sicherheit)

4.3 Support und Feedback

Inhalt von Support-Anfragen an support@checkcourt.de
Fehlerberichte und Feedback über die Feedback-Plattform

Hinweis: Mitgliedsdaten, Buchungen, Gastgebühren, PINs, Mannschafts- und Trainerinformationen sowie das vereinsbezogene Änderungsprotokoll werden im Auftrag des jeweiligen Vereins verarbeitet. Für diese Daten ist der Verein Verantwortlicher (siehe Abschnitt 2.2). Informationen dazu erhältst du in der Datenschutzerklärung deines Vereins.

4.4 Leitfaden per Post

Auf checkcourt.de kannst du den Digitalisierungs-Leitfaden für Tennisvereine 2027 kostenlos als gedrucktes Exemplar anfordern. Wir verwenden deine Angaben, um dir den Leitfaden per Post zu schicken und deine Anfrage zu verwalten. Mit der Anfrage meldest du dich außerdem für den CheckCourt-Newsletter an (siehe Abschnitt 4.5). Den Newsletter kannst du jederzeit abbestellen, der Versand des Leitfadens hängt davon nicht ab.

Rechtsgrundlage: Für den Versand des Leitfadens Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil wir deine Anfrage erfüllen. Für den Newsletter deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bestätigung deiner E-Mail-Adresse: Nach dem Absenden des Formulars senden wir dir eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du die Anfrage über diesen Link bestätigst, geben wir den Versand in Auftrag und nehmen dich in den Newsletter auf. So stellen wir sicher, dass niemand eine fremde Adresse einträgt. Der Bestätigungslink ist 7 Tage gültig.

Gespeicherte Daten:

Name des Vereins, Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Versandanschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
deine Angabe, wie weit dein Verein mit der Digitalisierung ist
Zeitpunkt der Anfrage, der Bestätigung und des Versands
Version und Wortlaut deiner Einwilligung

Deine IP-Adresse speichern wir dafür nicht. Sie wird nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher verwendet, um massenhafte Anfragen zu begrenzen.

Versand: Die Bestätigungsmail versenden wir über Amazon Simple Email Service (siehe Abschnitt 6.2). Nach der Bestätigung erhält unser Team die Anfrage per E-Mail und verschickt den Leitfaden.

Speicherdauer: Anfragen, die du nicht bestätigst, löschen wir automatisch 30 Tage nach dem Absenden des Formulars. Bestätigte Anfragen löschen wir, sobald wir sie für den Versand und Rückfragen dazu nicht mehr brauchen. Du kannst die Löschung jederzeit per E-Mail an support@checkcourt.de verlangen.

5. Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung des Administratorkontos und Abwicklung des Nutzungsvertrags mit dem Verein
Authentifizierung und Zugriffsschutz
Betrieb, Wartung und Sicherheit der Plattform
Bearbeitung von Support-Anfragen
Produktanalyse und Fehlerbehebung zur Verbesserung der Plattform
Protokollierung zur Missbrauchsprävention und zur Erfüllung rechtlicher Nachweispflichten

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung der Plattform setzt CheckCourt folgende Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Diese werden sowohl für die Verarbeitung der Daten eingesetzt, bei denen CheckCourt selbst Verantwortlicher ist, als auch im Rahmen der Auftragsverarbeitung für die Daten der Vereine.

6.1 Hosting

IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland.

6.2 E-Mail-Versand

Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg (Amazon Simple Email Service). Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU (Region Frankfurt). Es werden nur E-Mail-Adresse und Name des Empfängers übermittelt.

6.3 Produktanalyse und Fehlerverfolgung

PostHog Inc., EU-Instanz (Frankfurt, Deutschland) über eu.posthog.com. Erfasst werden:

Seitenaufrufe und Navigationsverhalten (anonymisiert)
Feature-Nutzung
Fehlermeldungen und technische Ereignisse
Gerätetyp und Browserversion

Eine IP-Speicherung findet nicht statt. PostHog setzt keine Cookies; die Identifikation erfolgt über lokalen Browserspeicher, der mit der Sitzung gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung und Fehlerbehebung der Plattform).

7. Keine Drittlandübermittlung

Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR statt.

8. Cookies und Sessions

Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

better-auth.session_token: Authentifizierungs-Cookie, HttpOnly, 7 Tage Gültigkeit

PostHog verwendet keine Cookies, sondern lokalen Browserspeicher zur anonymen Sitzungserkennung. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

9. Speicherdauer

Die folgenden Angaben gelten für Daten, die CheckCourt als Verantwortlicher verarbeitet:

Administratorkonto: Solange das Konto aktiv ist, zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Sessions: Automatische Löschung nach 7 Tagen Inaktivität
Server- und Sicherheits-Logs: In der Regel 30 Tage, maximal 90 Tage zur Abwehr von Angriffen
Support-Kommunikation: Solange zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich, anschließend bis zu 3 Jahre zur Dokumentation

Für die Speicherdauer von Mitgliedsdaten und weiteren im Auftrag der Vereine verarbeiteten Daten siehe die Datenschutzerklärung des jeweiligen Vereins.

10. Deine Rechte

Dir stehen gemäß DSGVO folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Anfragen zu Daten, die CheckCourt als Verantwortlicher verarbeitet (z. B. dein Administratorkonto, Support-Kommunikation): bitte an support@checkcourt.de.

Anfragen zu Mitgliedsdaten, Buchungen und weiteren Daten, die CheckCourt im Auftrag deines Vereins verarbeitet: bitte direkt an deinen Verein als Verantwortlichen.

11. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für CheckCourt ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

Alternativ kannst du dich an die Aufsichtsbehörde deines Wohnorts oder des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

13. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen:

Verschlüsselte Übertragung via HTTPS/TLS
Passwörter werden ausschließlich als Bcrypt-Hashes gespeichert
API-Schlüssel für Kiosk-Geräte werden als SHA-256-Hashes gespeichert
Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Mandantentrennung: Daten verschiedener Vereine sind logisch vollständig isoliert
Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktionen im Änderungsprotokoll

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderungen der Plattform oder der rechtlichen Anforderungen aktualisiert werden. Die jeweils aktuelle Version ist unter dieser URL abrufbar.

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